บทที่ 4
ข้อมูลและฐานข้อมูล
• กล่าวนำทั่วไป
ข้อมูล (Data) คือ ข้อมูลต่าง ๆ ที่เรานำมาให้คอมพิวเตอร์ประมวลผล คำนวณหรือการกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่เราต้องการเช่น ข้อมูลบุคลากร ได้แก่ ประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน เป็นต้น
ข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการใช้งานคอมพิวเตอร์ ถ้าหากฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์มีอันเสียไปยังหาซื้อมาใช้ใหม่ได้ แต่ถ้าหากข้อมูลสูญหายไป หรือตกอยู่ในมือของคู่แข่งหรือในมือของผู้ไม่มีอำนาจหน้าที่ หน่วยงานอาจจะประสบปัญหาในการดำเนินงานได้ทันที
Computer จะดำเนินการต่อข้อมูลในรูปแบบของสัญญาณ Digital นั่นคือข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ในรูปรหัส 2 สถานะคือ 0 กับ 1 ถ้านำสัญญาณ Digital ทั้งหมด 8 หลัก แต่ละหลักเกิดสถานะได้ 2 ค่า จะทำให้เราสามารถสร้างรหัสขึ้นมาได้ 2x2x2x2x2x2x2x2 หรือ 28 = 256 ค่า
วิธีการเก็บข้อมูลในหน่วยความจำ ใช้หลักการแปลงอักขระที่ใช้ในภาษามนุษย์ให้อยู่ในรูปของเลขในระบบฐานสอง ซึ่งประกอบด้วยเลข 0 กับเลข 1 มีชื่อเรียกว่า บิท (Binary Digit) นั่นเอง กลุ่มของบิทมีชื่อเรียกว่า ไบท์ (Byte) ใช้แสดงอักขระของภาษามนุษย์ได้หนึ่งตัว ซึ่งหนึ่งไบท์อาจจะประกอบด้วยบิทจำนวนไม่แน่นอน เช่น อาจจะเป็น 2 บิท, 8 บิท หรือ 9 บิทก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละระบบ เช่นในระบบของไอบีเอ็ม หนึ่งไบท์ มี 8 บิท เช่น
ตัวเลข 1 เก็บในรูปบิทเป็น 11110001
ตัวอักษร A เก็บในรูปบิทเป็น 11000001
ความจุในหน่วยความจำ ใช้หน่วยในการวัดได้หลายหน่วยอยู่ในรูปมาตราวัดดังนี้
1 Byte เท่ากับ 1 อักขระ
1024 Byte 1 Kilo Byte (KB)
1024 KB 1 Mega Byte (MB)
1024 MB 1 Giga Byet (GB)
1024 GB 1 Tera Byte (TB)
• ประเภทของข้อมูล
การจัดแบ่งประเภทของข้อมูลนั้น สามารถกระทำได้หลายวิธี แล้วแต่จะพิจารณาในแง่ใดดังนี้
1. พิจารณาในแง่ของการปฏิบัติงาน แบ่งข้อมูลได้เป็น
ข้อมูลปฏิบัติงาน หมายถึงข้อมูลย่อยที่เกิดขึ้นเป็นเรื่อง ๆ ตามลักษณะของการปฏิบัติงาน หรือลักษณะของงาน เช่นข้อมูลเวลาเข้าทำงาน,ข้อมูลตารางนัดหมาย (งานตาม Routine)
ข้อมูลบริหาร หมายถึงข้อมูลที่ได้รับการสรุป คำนวณ จัดเรียง หรือประมวลผลแล้ว โดยมีจุดประสงค์เพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุม และตัดสินใจด้านการบริหาร ข้อมูลลักษณะนี้มักจะเรียกรวมกันว่า สารสนเทศ หรือ Information
ข้อมูลอ้างอิง หรือ Archive เป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องเก็บเอาไว้อ้างอิง หรือใช้เป็นหลักฐานต่อไปในอนาคต ได้แก่ข้อมูลเก่าที่ใช้แล้ว (จำเป็นต้องแยกเอาไว้ต่างหาก)
2. พิจารณาในแง่ขององค์กรเอง แบ่งได้เป็น
ข้อมูลภายใน หมายถึงข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานเอง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานเอง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน เช่น งบประมาณ การใช้จ่าย พัสดุคงคลัง
ข้อมูลภายนอก หมายถึงข้อมูลที่เกิดขึ้นภายนอกหน่วยงาน เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับภาวะเศรษฐกิจ การดำเนินงานของหน่วยงานข้างเคียง ถ้าเป็นบริษัทเอกชนข้อมูลภายนอกคือข้อมูลของบริษัทคู่แข่ง แต่หน่วยงานราชการโดยทั่วไปยังไม่ค่อยใส่ใจในข้อมูลในส่วนนี้มากนัก
3. พิจารณาในแง่ของการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ แบ่งได้เป็น
ข้อมูลเชิงจำนวน (Numeric Data) คือข้อมูลตัวเลขที่สามารถคำนวณได้ หาค่าเฉลี่ยได้ เช่นข้อมูลปริมาณน้ำฝนประจำวัน , งบประมาณประจำปี
ข้อมูลอักขระ (Character Data) คือข้อความ (Text) หมายถึงข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและสัญลักษณ์ซึ่งแสดงออกมาได้ เรียงลำดับได้ แต่นำไปคำนวณไม่ได้ เช่น ชื่อข้าราชการ ที่อยู่ หมายเลขประจำตัว
ข้อมูลกราฟิก (Graphical Data) หมายถึงข้อมูลที่เป็นจุดพิกัดของรูป หรือแผนที่สำหรับให้คอมพิวเตอร์ใช้ในการสร้างรูป ปัจจุบันนี้นิยมใช้ในการออกแบบสินค้าผลิตภัณฑ์ แบบก่อสร้างอาคาร และแผนที่
ข้อมูลภาพลักษณ์ (Image) หมายถึงข้อมูลที่แสดงความเข้มและสีของรูปภาพ มักจะได้จาก Scanner หรือกล้อง Digital
ข้อมูลเสียง (Sound) หมายถึงเสียงที่ได้จากการบันทึกโดย Sound Card มีอยู่สองลักษณะคือ Wav และ MIDI (เสียงดนตรี)
• ข้อมูลที่ดีมีลักษณะอย่างไร
ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องลักษณะที่สำคัญ ดังนี้
1. เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราสนใจจะทราบ
2. มีความสมบูรณ์
3. มีความทันสมัยหรือเป็นปัจจุบัน
4. มีความถูกต้อง
5. สามารถสืบค้นได้สะดวก
• งานที่จะต้องกระทำกับข้อมูลมีอะไรบ้าง
เมื่อเรานำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการกับข้อมูล เราจำเป็นต้องกระทำหลายอย่างกับข้อมูล คือ
1. การเก็บข้อมูล (Data Acquisition) เป็นการเก็บข้อมูลดิบจากแหล่งกำเนิดข้อมูล เช่นการจดบันทึก
2. การบันทึกข้อมูล (Data Entry) เป็นการแปลงข้อมูลดิบเข้าให้คอมพิวเตอร์รับรู้
3. การตรวจสอบความถูกต้อง (Data Edit) เป็นการนำเอาข้อมูลที่บันทึกเอาไว้ในคอมพิวเตอร์มาตรวจสอบเพื่อความถูกต้องก่อนนำไปใช้งานจริง
4. การจัดแฟ้มข้อมูล (Filling) คือการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบแฟ้มเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม ง่ายต่อการค้นหาและเรียกกลับมาใช้
5. การประมวลผล (Data Processing) การเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในแฟ้มข้อมูล จำเป็นจะต้องมีการเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อจัดการกับข้อมูลเหล่านั้น เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป
6. การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (Data Query and Retrieval) คือการค้นหาข้อมูลที่ต้องการตามเงื่อนไขที่กำหนดให้
7. การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (Update) ข้อมูลที่ดีต้องมีความทันสมัยอยู่เสมอ
8. การจัดทำรายงาน (Report) เป้าหมายของการประมวลผลคือ การจัดทำรายงานเพื่อส่งให้ผู้ใช้หรือผู้บริหาร
9. การทำสำเนา (Duplication) เป็นการนำเอารายงานมาทำสำเนาเอาไว้ เพื่อแจกจ่ายให้กับผู้เกี่ยวข้อง
10. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลทั้งหมดลงในสื่อบันทึกข้อมูล เช่นเทปแม่เหล็ก หรือจานแม่เหล็ก (Hard Disk) เพื่อป้องกันความเสียหายของข้อมูล การ Backup ข้อมูลอาจจะกระทำทุกสัปดาห์
11. การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นงานที่ต้องทำเมื่อข้อมูลเกิดความเสียหาย ซึ่งการกู้ข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่สลับซับซ้อน จำเป็นต้องใช้ผู้ชำนาญ
12. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลจาที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง
13. การทำลายข้อมูล (Data Scraping)
• แฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์และแฟ้มเอกสาร
แฟ้มเอกสาร (File) ที่เราเก็บไว้ในหน่วยงานนั้น มักจะเรียงเป็นเรื่องย่อย ๆ มากมายหลายอย่างอยู่ในแฟ้มเดียว เช่นแฟ้มประวัติรับราชการ จะประกอบไปด้วยคำสั่งต่าง ๆ มากมาย หยิบแฟ้มเดียวอาจจะรู้ได้ทุกเรื่องเกี่ยวกับกำลังพลคนนั้น ๆ และแฟ้มเหล่านี้ก็จะรวมไว้ในตู้เหล็กที่เขียนชื่อตู้ว่าประวัติกำลังพล
แฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ (File) จะมีลักษณะเหมือนกับแฟ้มเอกสาร แต่เราจะเลือกบันทึกรายละเอียดบางอย่างของเรื่องเดียวกันลงไปในนั้น เช่น แฟ้มประวัติพื้นฐาน, แฟ้มประวัติการศึกษา, แฟ้มประวัติการทำงาน(ตำแหน่ง) เป็นต้น
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลประวัติพื้นฐานกำลังพล (ย่อ ๆ)
หมายเลขประจำตัว
ชื่อ สกุล วัน-เดือน-ปี เกิด
1277200899 สายฟ้า ดาวเทียม 11/12/08
1123014558 ไมเคิล ทิงนองนอย 20/08/01
• ฐานข้อมูล (Data Base)
ฐานข้อมูล คือ ที่รวมของแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มที่มีความสำพันธ์กันหรือเกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน เช่นฐานข้อมูลประวัติกำลังพล อาจจะประกอบไปด้วยแฟ้มประวัติทั่วไป, ประวัติการศึกษา, ตำแหน่ง, ชั้นเงินเดือน และอื่น ๆ
ระบบจัดการฐานข้อมูล (Data Base Management System: DBMS) คือ โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับเป็นตัวจัดการเกี่ยวกับฐานข้อมูล อันได้แก่การสร้างตาราง (Table) การสร้างแบบค้นหา (Query) การสร้างแบบรายงาน (Report) การดูแลรักษาข้อมูลให้มีความทันสมัย การสำรองข้อมูล และระบบรักษาความปลอดภัยต่าง ๆ ด้วย ในปัจจุบันนี้ DBMS ที่ได้รับความนิยมมากมีอยู่หลายตัว เช่น Oracle, Informix, My SQL, Access, FoxPro เป็นต้น
• ประเภทของฐานข้อมูล
ประเภทของฐานข้อมูล แบ่งตามลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บได้เป็นหลายแบบ ดังนี้
1. ฐานข้อมูลข้อความ (Text Database) เป็นฐานข้อมูลที่เก็บบันทึกข้อความต่าง ๆ เอาไว้อ้างอิง เช่น ฐานข้อมูลคำพิพากษาศาลฏีกา, จดหมายเหตุต่าง ๆ ฐานข้อมูลข้อความนี้สามารถค้นหาตามข้อความได้อ้างได้
2. ฐานข้อมูลภาพ (Image Database) คือฐานข้อมูลรูปภาพต่าง ๆ
3. ฐานข้อมูลตัวเลข (Numeric Database) คือฐานข้อมูลสถิติ หรือตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณได้ เช่น ผลคะแนนสอบผู้สอบเข้ามหาวิทยาลัยในแต่ละปี
4. ฐานข้อมูลองค์กร (Corporate Database) เป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ ทั้งข้อความ ตัวเลข และภาพที่เกี่ยวข้องกับงานขององค์กรเอาไว้ เพื่อค้นคืนออกมาในการปฏิบัติงาน หรือในการบริหารตัดสินใจ ฐานข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ ฐานข้อมูลบุคลากร ฐานข้อมูลพัสดุคงคลังต่าง ๆ เป็นต้น
• การประมวลผล (processing)
เป็นขั้นตอนหรือการกระทำที่ใช้ในการเปลี่ยน Input ให้เป็น Output หรือการเปลี่ยน Data เป็น Information ซึ่งจะต้องอาศัยการปฏิบัติ 5 ขั้นตอน คือ
1. การนำข้อมูลเข้า
2. การจัดเก็บข้อมูล
3. การจัดการกับข้อมูล
4. การแสดงผลข้อมูล
5. การควบคุม
• การจัดการข้อมูล สำหรับการจัดการเก็บข้อมูลที่เก็บอยู่ในสื่ออาจทำได้หลายอย่างดังนี้
1. การปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัย (Update)
คือการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหรือฐานข้อมูลในกรณีที่พบความผิดพลาด ทำได้ดังนี้
- ลบระเบียน (Deleting)
- การแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง (Changing)
- การเพิ่มระเบียน (Inserting หรือ Adding)
2. การเรียงข้อมูล (Sorting)
จำเป็นต้องเรียงและจัดหมวดหมู่คำศัพท์ไว้เพื่อง่ายต่อการค้นหา
3. การเลือกข้อมูล (Selecting)
ในฐานข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลจำนวนมาก แต่มีข้อมูลเพียงบางส่วนที่จะใช้หรือเป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล
4. การรวมข้อมูล (Merging)
ในระหว่างการเตรียมข้อมูลจะมีแฟ้มข้อมูลย่อยๆ หลายแฟ้ม เราต้องนำมารวมให้เป็นแฟ้มใหญ่
• การจัดองค์กรของแฟ้มข้อมูล (File Organization)
1. แฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ เป็นการจัดระเบียบของแฟ้มให้เรียงจากน้อยไปมากหรือ จากมากไปน้อยตามข้อกำหนดของเขตข้อมูลที่เรียกว่าคีย์ ข้อจำกัดคือจะต้องทำการ Update ข้อมูลก่อนนำไปใช้และไม่เหมาะกับงานที่ต้องการการตอบโต้กับผู้ใช้
2. แฟ้มข้อมูลแบบตรง จุดประสงค์สร้างขึ้นเพื่อให้มีการประมวลผลแบบโต้ตอบ คือ สามารถเข้าถึงระเบียนที่ต้องการได้โดยตรง
3. แฟ้มข้อมูลเชิงดรรชนี การจัดแฟ้มข้อมูล แบบเรียงลำดับเชิงดรรชนีเป็นวิธีการรวมกลุ่มระเบียนที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทั้งแบบเรียงลำดับและแบบโดยตรง
• ฐานข้อมูล (Database)
ประโยชน์จากฐานข้อมูล คือลดความซ้ำซ้อนของแฟ้มข้อมูล ลดการประมวลซ้ำซ้อน และลดการจัดการข้อมูลซ้ำซ้อนกัน การจัดการฐานข้อมูล แบ่งการจัดการเป็น 2 ส่วนคือ
1. ผู้ควบคุมหรือบริหารฐานข้อมูล
2. DBMS ระบบการจัดการฐานข้อมูล
• ประเภทของสารสนเทศ แบ่งได้เป็น 4 ประเภท
1. Transaction Processing System (TPS) คือ ระบบการประมวลผลข้อมูลที่ได้จากรายการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ประจำวัน หรือรายการทรานแซกชั่นวันต่อวัน
2. Management Information System (MIS) มีความสามารถในการทำการเปรียบเทียบข้อมูล จึงทำให้สามารถผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้บริหารได้ MIS คือระบบที่นำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ในการผลิตสารสนเทศสำหรับใช้ในการบริหารองค์กรได้อย่างถูกต้องและทันการณ์
3. Decision Support System (DSS) ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจได้โดยดูจากข้อมูลสรุปหรือข้อมูลเปรียบเทียบที่ได้ทั้งจากภายในและนอกองค์กร ถ้าเปรียบเทียบระบบอื่นแล้ว DSS จะมีการวิเคราะห์มากกว่า และถูกออกแบบมาเพื่อใช้จัดการกับปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างซึ่งจะไม่สามารถกำหนดตัวแปรไว้ก่อนได้
4. Expert System คือระบบที่รวบรวมความรู้เกี่ยวกับวิชาใดวิชาหนึ่งมาจากผู้เชี่ยวชาญในวิชานั้น ๆ แล้วนำมาใส่ในระบบคอมพิวเตอร์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น